Det er en kjensgjerning at det aller meste i vanlige kontorjobber nå gjøres digitalt. Referater, protokoller, brev og notater skrives ikke lenger for hånd, men på datamaskin. Og det er mye positivt med det. Digitale medier gjør alt mye mer søkbart, det gjør at tekster kan presenteres i en universell utforming, det gjør det lettere å tilgjengeliggjøre ting, og lettere å gjøre backup. Ikke minst blir det mindre papir.

Men hva med håndskrivingen, da? Eksisterer den ikke lenger i det moderne kontormiljøet? Eller har den bare gjemt seg inne på de tusen kontorer, i skjul fra offentlige dokumenter, men fortsatt i full bruk til andre gjøremål?

Jeg har tenkt mye på hvordan man best kan kombinere det digitale og det analoge på jobb. Etter at jeg begynte å interessere meg for fyllepenner har jeg lett etter flere muligheter til å bruke dem. Av og til må man bare innse at et digitalt medium er mest praktisk. Ting som å sende et håndskrevet brev i sammenhenger hvor det forventes at man benytter seg av e-post, vil bare være tungvint, og i mange tilfeller rett og slett framstå som uprofesjonelt. Men andre ganger fungerer det kanskje bedre å gjøre ting for hånd. Kanskje det analoge og taktile kan hjelpe oss å være mer kreative, få mer orden på arbeidsdagene våre, huske ting bedre, og gi oss små stunder med sårt tiltrengt skjermfri?

Jeg har laget en liste over ti ting jeg selv bruker penn og papir til på jobb. Jeg håper den kan være til nytte for andre som også ønsker å bruke pennene sine litt mer.

1. Møte-/kursnotater

Jeg opplever at jeg er mye mer til stede i møtet hvis jeg noterer for hånd, i stedet for å sitte med en PC, og at det er lettere å huske det som har blitt sagt. Jeg synes også ofte at notatene mine blir bedre når jeg skriver for hånd. Det gjør det lettere å tegne opp ting, sette streker mellom punkter som er relaterte til hverandre, utheve, understreke og så videre. Penn og papir gir dessuten færre distraksjoner enn en PC, hvor det popper opp varsler hver gang det komme en e-post eller en Teams-melding. På en PC er hele verden tilgjengelig så fort du åpner nettleseren din. I en notatbok er det kun deg og møtet, og ikke tusen andre ting som konkurrerer om oppmerksomheten din.

2. Annotering av dokumenter

I stedet for å lese ting på skjerm, foretrekker jeg vanligvis å ta en utskrift, slik at jeg kan lese fra papir i stedet. Spesielt hvis det er litt lengre dokumenter. Da er det også veldig enkelt å gjøre korte notater i dokumentet, merke passasjer som er spesielt viktige, skrive ned ideer man får underveis, gjøre rettelser og så videre.

3. Kjappe beskjeder til kolleger

Vi hadde en renholder på jobb for noen år siden som alltid la igjen en post-it-lapp med en hyggelig beskjed når hun hadde vasket kontorene våre. Det var alltid trivelig å komme på jobb og finne disse lappene.

Andre ganger kan det være praktisk å henge en lapp på døra når man er ute en tur, sitter i et møte, eller bare ikke vil bli forstyrret.

4. Kalender/7. sans

Vi har Outlook-kalender på jobb, men det er papirkalenderen som er mitt foretrukne medium. I Outlook har jeg møter og avtaler, men ikke andre ting jeg må huske å gjøre. Den komplette oversikten har jeg i papirform, og de siste årene har dette vært en Hobonichi Techo. Der har jeg møter, avtaler, ting jeg må huske å gjøre, og alt annet jeg trenger for å planlegge dagene mine. Jeg synes også jeg har mye bedre oversikt når jeg har alt samlet i en faktisk bok.

5. Idemyldring

Det er mye lettere å sette opp tankekart, ringe rundt ting, lage figurer, sette streker og mye mer for hånd enn på data. Forskning viser også at man gjerne er mer kreativ når man skriver eller tegner for hånd. Penn og papir er med andre ord de perfekte redskapene for idémyldring og utvikling av nye konsepter, spesielt når man er i startfasen av et prosjekt. Jeg synes også det ofte er lettere å finne orden i kaoset hvis man bruker penn og papir til å sortere informasjon tidlig i et prosjekt.

6. Gjøremålslister

Jeg elsker å lage lister, og hvis jeg har mye jeg må huske å få gjort, er det få ting som fungerer bedre enn å rett og slett lage en gjøremålsliste, hvor man kan krysse av punktene etter hvert som man har gjort det. Det er også en motivasjon i det å kunne sette et kryss, og etter hvert gjøre seg ferdig med lista. En slik liste er en visuell framstilling av hva man har gjort, og hva som gjenstår, og kan hjelpe hvis man føler seg overveldet når det er mye å gjøre. Den skaper orden, og gir deg rom til å puste, ettersom du ikke trenger å bekymre deg for om du har glemt noe.

7. Arbeidslister

Dette punktet er relatert til det forrige, men jeg ser på dem som to forskjellige typer lister, og bruker dem på ulike måter. Det er ikke sikkert “arbeidsliste” er det beste begrepet å bruke her, men det var det beste jeg klarte å komme opp med. Tanken er at denne lista er et aktivt arbeidsdokument. For å ta et konkret tilfelle fra min egen arbeidshverdag: jeg jobber med å planlegge eksamen på utøvende musikk-studier. I en gjøremålsliste for en gitt dag eller uke kan det hende jeg bare har skrevet noe sånt som “sett dato på resten av eksamenene”, eller “skaff sensorer”. Dette er i og for seg ganske konkrete punkter, men for å kunne krysse dem av må jeg kanskje gjøre flere operasjoner. Da lager jeg en liste som den på bildet over her, som er langt mer detaljert, og beskriver hver enkelt lille ting jeg trenger å gjøre: “be om forslag fra faglærer på sensor til fiolineksamen”, “finn dato til eksamen i biinstrument trekkspill”, “finn rom til gitareksamen” og så videre. I arbeidslistene er det ikke alltid nok å kun sette ett kryss heller. Hva om jeg har forespurt en sensor, og satt et kryss, men så kommer svaret en dag eller to senere, og vedkommende har ikke mulighet til å stille? Da må jeg ta bort krysset, eller eventuelt opprette en ny kolonne med plass til et nytt kryss, og kanskje ha en egen kolonne for kommentarer “X kan ikke, har nå spurt Z”. Arbeidslisten er et mye mer levende dokument enn gjøremålslista, og blir revidert kontinuerlig, helt til enten alt er ferdigstilt, eller lista har blitt såpass rotete at det er mer fornuftig å lage en ny.

Mange vil kanskje påpeke at Excel ville egnet seg bedre til denne typen lister, med muligheter til å sortere, fjerne, legge til, opprette nye kolonner og så videre. Jeg digger Excel, og bruker det mye, men akkurat dette liker jeg best å gjøre i notatboka mi. Jeg synes det fungerer bedre når jeg gjør det for hånd.

8. Huskelapper

Jeg pleier alltid å ha en liten notatbok i baklomma, som jeg bruker til å gjøre kjappe notater hvis det dukker opp ting jeg må huske på når jeg ikke er på kontoret mitt. Et eksempel kan være at jeg sitter på lunsjrommet, og en kollega spør om jeg kan booke et rom til dem. Eller at en student stopper meg på vei til et møte og lurer på noe som jeg ikke kan svare på der og da. Den typen muntlige henvendelser er utrolig lette å glemme så snart man går gjennom en dør eller to, så da hender det jeg river ut en lapp av notatboka, skriver ned det jeg trenger å huske, og legger lappen i en lomme eller et annet sted hvor jeg er sikker på at jeg vil finne/huske den når jeg har tid.

9. Drodling/skissing/tegning

Jeg drodler ganske mye i notatbøkene mine på jobb. På den ene siden kan det være notater om eksamen eller timeplaner, på den neste kan det være masse tilfeldige streker, sirkler, firkanter, skraveringer og kruseduller. På bildet over her har jeg bare sittet og lekt meg med noen penner. På bildet under prøvde jeg å gjøre noen kjappe kroki-skisser av kolleger jeg satt i et Teams-møte med. Jeg gjorde et poeng ut av å ikke se ned på papiret mens jeg tegnet, med det hysteriske resultat at skissene både så ut som de var tegnet av en blind bavian, men samtidig på mystisk vis fanget en slags abstrakt essens av de personene jeg prøvde å tegne…

10. Signering

Sist men ikke minst: de fleste har vel dokumenter som må signeres av og til. Det er en liten ting som fortsatt i mange tilfeller må gjøre for hånd. Selv jobber jeg en del med ekspedisjon, og skriver av og til bekreftelser, signerer avtaler eller sender brev som må ha et navnetrekk og et stempel.

---

Hva bruker du penn og papir til på jobb?

---

Les også:

Skriveredskaper jeg bruker på jobb
Søndagssplitten – Min plan for fyllepenndominans på rekvisittlageret
Søndagssplitten – Statusrapport fra hjemmekontoret
Søndagssplitten – Statusrapport fra kontorkontoret